چرا نرم افزار اتوماسیون اداری ، نرم افزار مدیریت اسناد مهندسی (EDMS) و نرم افزار مدیریت فرایند کسب و کار (BPMS) یک پکیج مناسب شرکت EPC است؟ بیایید با هم نگاهی به فرایندهای مرتبط با این گونه شرکت‌ها بیندازیم.

یکی از فرایندهای مهم در یک شرکت EPC، ثبت مکاتبات با شرکتها و سازمانها اعم از کارفرما، مشاور، پیمانکاران جزء است. به این دلیل که همیشه روی بحث‌های مدیریت ادعا (Claim Management) ، یک پای ثابت ماجرا، استناد به نامه‌های رد و بدل شده است. با توجه به اینکه نرم افزار اتوماسیون اداری کتیبه یک نرم افزار اتوماسیون اداری پروژه محور است و ازطرفی گزارشات متنوعی در خصوص ارتباط نامه‌های مرتبط دارد، می‌تواند فرایندهای مرتبط با مکاتبات را به شکل مطلوبی پوشش بدهد.

ما در گروه مدیریت فرآیند پارس می توانیم ضمن بررسی فرآیندها و جریان کارهای شما، امکان فرآیندهای آماده پروسس میکر را در سازمان شما فراهم آوریم.

فرایند دیگری که برای یک شرکت EPC مهم است، فرایند مرتبط با ثبت مدارک مهندسی است. معمولا در این شرکت‌ها دپارتمان یا واحدی به نامه DCC یا همان Document Control Center وجود دارد که وظیفه نگهداری و کنترل مدارک مهندسی را عهده دار است. ثبت ترانسمیتال و سابمیتال و گردش مدارک مهندسی یکی از موارد پرکاربرد در این واحد است. در نرم افزار EDMS کتیبه این امکان در اختیار کاربر قرار می‌گیرد تا این کنترلها انجام شود. اما ثبت کامنت‌ها و Reply Sheetها چگونه خواهد بود؟ در اینجا نقش اتوماسیون اداری و ارتباط آن با نرم افزار EDMS پررنگ می‌شود. در نرم افزار اتوماسیون اداری کتیبه امکان ثبت کامنت و Reply Sheet و ارتباط آن با مدارک (چه ترانسمیتال و چه سابمیتال) وجود دارد. هر دو نرم افزار یعنی نرم افزار اتوماسیون اداری و نرم افزار EDMS در یک فضای نرم افزاری به نام کتیبه در رابط کاربری واحد وجود دارد که استفاده از این فضا، کار کردن در کتیبه را تسهیل می‌کند.

اما این دو نرم افزار پایان کار نیستند. یک شرکت EPC کار فرایندهای زیادی دارد و فقط محدود به این دو فرایند نیست. هر چند این دو فرایند (ثبت مکاتبات و EDMS) وزن زیادی دارد. فرایندهای دیگری از قبیل فرایند درخواست خرید ، تایم شیت ، مدیریت امور قراردادها و … نیز وجود دارد که در صورت استفاده به صورت الکترونیکی می‌تواند نقش مهمی در کاهش هزینه‌های سازمان و تصمیم‌گیری استراتژیک آن بازی کند. نرم افزار فرایند ساز کتیبه(نرم افزار BPMS) این امکان را برای شما فراهم می‌کند تا با طراحی فرایندهای مورد نیازتان با امکان اختصاصی سازی ۱۰۰%، گام بلندی در جهت ایجاد یک سازمان مبتنی بر دانش بردارید.

نکته بسیار مهمی که باعث این ترکیبی مناسب نرم افزاری موجود در کتیبه، پکیج مناسب شرکتهای EPC کار شود به طور اختصار شامل این موارد است:

استفاده از یک رابط کاربری واحد. با یک نام کاربری وارد سیستم شوید و از هر سه پکیج استفاده کنید.
وجود اطلاعات پایه مشترک نظیر پروژه‌ها، شرکت‌ها و … در جهت بالا بردن صحت گزارش گیری و کاهش افزونگی اطلاعات.
وجود کارتابل مشترک. بدین معنی که در فضای کارتابل می‌توان هم نامه دید، هم ترانسمیتال و کامنت و هم فرم درخواست خرید یا صورت وضعیت.
وجود ابزارهای مناسب نظیر ابزارهایی در جهت مدیریت دعاوی پروژه (Claim Management) و ابزار مقایسه نسخ یک قرارداد و …
گزارش قدرتمند نامه‌های مرتبط با دید فرایندی روی یک موضوع مورد Claim.
دسته بندی دانش محور بر اساس موجودیت‌های مهم یک شرکت EPC نظیر پروژه، قرارداد، طرفهای پروژه(کارفرما، مشاور و پیمانکار)
وجود امکان هشتگ گذاری روی شاخص‌های اصلی فرایند با امکان تزریق خبرگی مالکان فرایند به سایر اجزای سازمان در جهت خلق پایگاه دانش پروژه محور.

فرم ساز
فرم ساز نرم افزار PROCESSMAKER به تحلیلگران این اجازه می دهد برای هر شرکتی فرم های سفارشی طراحی نماید. واسط کاربری “کشیدن و رها کردن” کار تحلیلگران برای افزودن فیلدهای مختلف را بسیار اسان می کند.

مطمئنا استفاده از فرم های تحت وب یک عنصر کلیدی برای موفقیت شرکت های تجاری و ادارات دولتی و خصوصی به حساب می آید.

ما در گروه مدیریت فرآیند پارس می توانیم ضمن بررسی فرآیندها و جریان کارهای شما، امکان فرآیندهای آماده پروسس میکر را در سازمان شما فراهم آوریم.

ساختن سند خروجی
در هر اداره یا شرکت یکی از مهم ترین وظایف بخش اداری تنظیم و تدوین بسیاری از فرم ها، نامه، فاکتور و یا قرارداد جهت بایگانی در پرونده، پرداخت های مالی و …محسوب می شود. همین امر باعث شده که نرم افزار PROCESSMAKER امر تدوین و تنظیم هر نوع سند خروجی را به عهده بگیرد. براساس اطلاعات تکمیلی توسط کاربر یا کاربران نامه را به صورت خودکار ساخته و در دسترس کاربر یا کاربران قرار می دهد.

Web Services API
نرم افزار PROCESSMAKER به گونه ای است که می تواند سرویس های دیگر در نرم افزار های دیگر را دریافت و در سامانه خود به گردش در آورد. برای مثال فرض کنید می خواهید فرآیندی را بسازید. در آن هر کاربر میهمان فرم پیشنهادات و انتقادات مد نظر خود را (بدون اینکه بخواهیم به وی نام کاربری و پسورد بدهیم) تکمیل و در سامانه به گردش درآورد. این نرم افزار به کمک SOAP web service این امر را عملی می کند و در دسترس کاربران قرار می دهد.

عیب یابی پیشرفته
کاربران با بی حوصلگی در مورد عیب یابی گردش کاری سخن می گویند. ما ادعا می کنیم که یکی از بهترین ها در مورد عیب یابی گردش کاری فرآیندها، درک چگونگی قواعد تجاری، خدمات وب و اسکریپت ها در حال کار در فرایند در صنعت BPM  هستیم .

مدیریت کاربران در گردش کاری
مدیریت کاربران در فرآیند ها یکی از ویژگی های قدرتمند نرم افزار PROCESSMAKER است. با قابلیت های متفاوت موجود در مدیریت گردش های کاری، یک مدیر سامانه می تواند یک گردش کاری متفاوت را تعریف نماید. در این فرآیند مراحل مختلف کاری را به کاربران متفاوت  مربوط نماید و همچنین می تواند امکان گزارش گیری را به مدیران فرآیند واگذار نماید.

یکی از قابلیت های خوب سامانه این است که شما می توانید به کاربران مختلف دسترسی های متفاوتی را بدهید. در بخش مدیریت گردش کار، هر کاربر دارای یک پروفایل کامل، شبیه به یک دایرکتوری فعال است. اطلاعات کاربر و داده های اطلاعاتی او در این قسمت ذخیره می شود. حتی می توان از این اطلاعات در گردش های کاری دیگر و در گزارشات استفاده نمود.

کارتابل ها
کارتابل ها یک قابلیت نرم افزار PROCESSMAKER است که محل دسترسی کاربران عادی به حساب می آید. ظاهر صفحه به مانند یک ایمیل طراحی می شود. از قسمت های مهم کارتابل عبارت اند از: کارتابل جاری، پیش نویس، سوابق و پیگیری

یک در خواست در نرم افزار PROCESSMAKER یک آیتم ساده و فعال است که از کاربری به کاربر در جریان است. هر کدام از درخواست ها یک شماره یکتا دارند که میتوان به این وسیله آن ها را پیگیری کرد و هر درخواست در زمانی که به دست یک کاربر برسد در کارتابل جاری او قابل مشاهده خواهد بود.

موارد داخل کارتابل را می توان طبقه بندی کرد، فیلتر کرد و حتی بر روی آنها جستجو انجام داد. کاربران میتوانند کارتابل جاری را براساس فیلد های متفاوتی مرتب سازی نمایند. کاربر در زمان مشاهده یک درخواست در کارتابل جاری خود اطلاعات آن درخواست از جمله این درخواست توسط چه فردی ارسال شده است، تاریخ ارسال درخواست، اولویت درخواست، درخواست مربوط به کدام فرآیند کاری است و در کدام مرحله کاری به دست کاربر نهایی رسیده است را در اختیار دارد.

پکیج فرآیند آماده پراسس میکر برای سازمان ها

یک سوالی که ممکن است برای بسیاری از سازمان هایی که از نرم افزار پروسس میکر استفاده می کنند پیش آید، این است که آیا فرآیندهای آماده ای وجود دارد تا سازمان نیازمند پیاده سازی فرآیندها از صفر نباشد؟

پاسخ گروه مدیریت فرآیند پارس به این سوال مثبت است. این شرکت ضمن پیاده سازی بیش از 500 فرآیند در حوزه های گوناگون و در سازمان های مختلف، اقدام به تهیه یک پکیج از فرآیندهای آماده در حوزه اداری کرده است. این پکیج شامل فرآیندهایی است که تقریبا هر سازمانی با آن ها سر و کار داشته و نیاز به سیستمی کردن آن ها دارد. این فرآیندها عبارتند از: درخواست مرخصی، درخواست ماموریت، درخواست کالا / خدمات، درخواست اضافه کاری، درخواست وام، درخواست مساعده و دستور پرداخت چک.

لذا تهیه این پکیج فرآیندهای آماده، به سازمان ها و مشتریان گروه مدیریت فرآیند پارس این امکان را می دهد تا فرآیندهای رایج خود را به صورت آماده تهیه و راه اندازی کرده و سپس زمان اصلی خود را تنها به پیاده سازی فرآیندهای تخصصی و پیشرفته تر خود اختصاص دهند. لازم به ذکر است که گروه مدیریت فرآیند پارس فرآیندهای تخصصی و پیشرفته زیادی را نیز در سازمان ها و صنایع مختلف تحت نرم افزار پراسس میکر پیاده سازی و راه اندازی کرده است که می تواند به سازمان ها در توسعه چنین فرآیندهایی نیز خدمات مربوطه را ارایه دهد.

در مدیریت فرآیندهای کسب و کار، مفاهیمی وجود دارد که در مراحل پیاده سازی bpm با آن‌ها سروکار دارید. پس عاقلانه می‌باشد که قبل از هر گونه اقدام مدیریتی، با مفاهیم آشنا شوید. می‌توانید برای آشنایی با این مفاهیم، تصویر زیر را مشاهده نمایید.

1. مالک فرآیند: مهم‌ترین و تاثیرگذارترین ذینفع در تمامی فرآیندهای پیاده سازی شده، مالک فرآیند است. مالک فرآیند چه جایگاه و مسئولیتی دارد؟ هر فرآیند که قصد پیاده سازی آن را داریم، باید توسط شخصی تامین منابع اقتصادی و غیر اقتصادی شود. همچنین نظارت کامل بر بخش‌های سازمان داشته باشد و مسیر اهداف را به درستی کنترل کند. تمامی این امور باید توسط مالک فرآیند انجام شود.
2. مجریان فرآیند: مجریان فرآیند چه کسانی هستند؟ می‌دانید که هر فرآیند، طبق یک بخشنامه‌ای با توجه به استانداردهای مطرح شده، تایید و پیاده سازی می‌شود. اکنون پس از پیاده سازی فرآیند، مجریان فرآیند باید روزانه تمامی فرآیندهای کسب و کار را کنترل نمایند تا از مسیر دستورالعمل‌ها و… خارج نشوند.
3. تحلیلگران فرآیند: مفهوم بعدی، تحلیلگران فرآیند می‌باشد. این افراد چه وظایفی بر عهده دارند؟ تحلیلگران فرآیند، باید مسئولیت فرآیند شناسایی شده را بر عهده بگیرند و پس از شناسایی آن بر مکانیزه نمودن، اجرا و طراحی آن متمرکز شوند. البته تمامی این اقدامات را می‌توانند با نرم افزارهای مرتبط بر این حوزه انجام دهند تا زمان‌بر نباشد.

گروه مدیریت فرآیند پارس می تواند کلیه خدمات فنی موردنیاز را در جهت پیاده سازی و ساخت فرآیندها در پروسس میکر به شما ارایه دهد.

دانستیم که bpm و bpms چگونه در سازمان‌ها عمل می‌کنند. اکنون می‌خواهیم تفاوت bpm با bpms را نیز بیان کنیم. bpm به معنای مدیریت فرآیندهای کسب و کار می‎‌باشد، یعنی این فرآیند به گونه‌ای طراحی شده است که کیفیت محصولات را کنترل و افزایش می‌دهد. همین امر در مدت کوتاهی، می‌تواند هم کیفیت محصول را بهبود دهد و هم باعث افزایش کارآمدی سازمان شود.

این رویه بهینه سازی محصولات و خدمات در سازمان‌ها آنقدر ادامه دار می‌شود، تا سازمان به هدف خود برسد. با کمک bpm می‌توانید، اهداف و استراتژی سازمان را در یک مسیر قرار دهید که این امر موجب جلب رضایت مشتری نیز می‌شود.

Bpms در اغلب سازمان‌ها، برای اجرای فرآیندهای کسب وکار مورد استفاده قرار می‌گیرد. به طور کلی نرم افزار BPMS یک نرم افزار شناخته شده می‌باشد که به کسب‌وکارها در زمینه طراحی، مدل‌سازی و سایر اهداف کمک بسیاری می‌کند. می‌توانید با خواندن مقاله نکته نرم افزار مدیریت کسب و کار، اطلاعات بیشتری در مورد نرم افزار BPMS بدست آورید.

مهمترین تفاوت‌های BPM با BPMS

مهمترین تفاوت BPM و BPMS چیست؟ به گفته مدیران کسب و کارها، BPM یک چرخه مدیریتی می‌باشد، اما بدانید که این چرخه تکرارپذیر است، یعنی یک‌بار مورد استفاده قرار نمی‌گیرد. آنقدر تکرار می‌شود تا سازمان مورد نظر به هدف خود برسد. به بیان دیگر این مدیریت و کنترل فرآیندها تا زمانی ادامه دارد که سازمان در زمینه طراحی، اجرا و… به نوآوری‌های نوین دست یابد.

BPMS یک نرم افزار سازمانی است که در سازمان‌ها به افراد کمک بسیاری می‌کند، تا چرخه مدیریت BPM را پیاده سازی و اجرا نمایند. از این نرم افزار به جهت مکانیزاسیون نمودن فرآیندها نیز مورد استفاده قرار می‌گیرد. پس دانستیم که تفاوت BPM و BPMS در طراحی و ساختار آن‌ها با توجه به هدف است که موجب کشف و شناسایی فرآیند و با دانلود نرم افزار bpms به مرحله پیاده سازی و اجرا می‌رسد.

در همین راستا، از آنجا که بسیاری از سازمان ها این نرم افزار را به هر نحوی تهیه کرده اند، اما ممکن است زمان و یا نیروی متخصص ساخت فرآیند در پروسس میکر را نداشته باشند، لذا گروه مدیریت فرآیند پارس می‌تواند به شما در پیاده سازی و ساخت فرآیندهای سازمان تحت این نرم افزار کمک کند.

مدیریت فرایندهای کسب و کار یا Business Process Management ، با اصطلاح BPM یاد می‌شود. مدیریت فرایندهای کسب و کار در اکثر سازمان‌ها و شرکت‌ها، یک چالش بزرگ و پیچیده است.

مدتی قبل، بسیاری از صاحبان مشاغل تصور می‌کردند که استفاده از رویکردهای مدیریت فرایندهای کسب و کار، هزینه اضافی است و برای آنها مزیتی نخواهد داشت. اما امروزه رفتار مدیران و صاحبان مشاغل، تغییر کرده است و بینش جدیدی نسبت به رویکرد مدیریت فرایندهای کسب و کار، پیدا کرده‌اند. در واقع در صورت عدم سازماندهی و ایجاد سیستم، کسب و کارهای ضعیف و شکننده شده و به راحتی از لیست حذف خواهند شد.

مدیریت فرایند کسب و کار یا BPM ، شامل بخش‌های مختلفی است که روند طی شده در هر کدام نیازمند راه‌های متنوع، مهارت‌های مختلف و دستگاه‌های ویژه هستند؛ از این ویژگی‌ها جهت حمایت از ساختار، کنترل و تحلیل روندها و فرایندهای طی شده در کسب و کار استفاده می‌شود.

مدیریت فرایندهای کسب و کار (BPM) ، از دو علم مدیریت و فناوری اطلاعات (IT) به وجود آمده است و همین ساختار ترکیبی ویژه، باعث محبوبیت فراوان آن در بین افراد مختلف و کسب و کار شده است.

با پیشرفت و ادغام دو علم مدیریت و فناوری اطلاعات، رویکرد مدیریت فرایندهای کسب و کار هم رشد کرده و مسیر پیشرفته شدن را طی می‌کند.

اگر واضح‌تر بخواهیم صحبت کنیم، BPM بعد از رویکردهای متفاوت TQM (مدیریت کیفیت جامع) و BPR (مهندسی مجدد فرایندهای کسب و کار) در کنترل و مدیریت و همراه با گسترش سیستم‌های مدیریت و کنترل پایگاه داده‌ها، سیستم‌های کنترل منابع سازمان‌ها و در نهایت سیستم‌های مدیریت روند کار در IT، برای بهبود و پیشرفت خدمات ارائه شده، ایجاد شد. منظور از بهبود در خدمات، فرایندهایی مد نظر است که در کاهش هزینه‌ها و سرعت، و افزایش کیفیت نتیجه نهایی، موثر باشند. همچنین برای حمایت از اجرا شدن هر چه بهتر رویکرد مدیریت فرایندهای کسب و کار شرکت‌ها و سازمان‌ها، سیستم‌های مدیریت فرایندهای کسب و کار یا BPMS ، تهیه و تولید شده است.

مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) در واقع مجموعه‌ای از فعالیت‌هاست که توسط یک گروه همکار به منظور دستیابی به هدفی واحد اجرایی می‌شوند. این فعالیت‌ها در راستای تحقق اهداف کسب و کار  طراحی و اجرا می‌شوند.

فرآیند از نظر مایکل همر، عبارت است از تعدادی وظایف که با یکدیگر، ارزش مدنظر مشتری را فراهم می‌کنند. همان‌طور که از این  تعریف مشخص است، وقتی در مورد فرآیند صحبت می‌کنیم در واقع درباره مفهومی ارزشمند سخن می‌گوییم که باید سازمان را جهت اهداف و کسب درآمد حرکت دهد؛ بنابراین این موجود مهم مانند هر موجودیت مهم سازمانی نیاز به توجه، نگهداری و در یک کلام، نیاز به مدیریت دارد.
مدیریت فرآیند‌های کسب و کار یک چالش بزرگ در سازمان‌هاست و بعضی از مجموعه‌ها به علت عدم آگاهی از اثرات و آورده‌های مدیریت فرآیندها، تلاش کافی و اثربخشی در این جهت انجام نمی‌دهند. این موضوع باعث می‌شود در گذر زمان فرآیندها دچار نقص و از دست دادن اثربخشی شوند و به طبع آن تحقق رسالت سازمان به تأخیر بیافتد.

مفهوم BPM و عناصر تشکیل‌دهنده آن

برای پاسخ به سؤال BPM چیست، بهتر است بگوییم BPM که مخفف Business Process Management است، یک رویکرد ساختاریافته با هدف بهبود کیفیت محصول و خدمات است. تلاش دارد تا فرآیندهای سازمان را با استراتژی سازمان همسو نگه دارد و در پی آن به هدفی بزرگ‌تر یعنی رضایت مشتری برسد. BPM تلاش می‌کند اثرات فرآیندهای کسب و کار یک سازمان را تحلیل کند، آنها را بهبود دهد و در برخی مواقع آنها را قابل پیش‌بینی کند.
مهم‌ترین هدف مدیریت فرآیندهای کسب و کار، مکانیزاسیون است؛ اما نباید دچار این اشتباه رایج شویم و تنها هدف و کاربرد آن را مکانیزاسیون بدانیم. مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPM) یک چرخه تکرارپذیر است و شامل مراحل طراحی، مدلسازی، اجرا، کنترل و بهینه‌سازی می‌شود.

امروزه ما شاهد رواج نرم افزارهای BPMS در تقریبا همه سازمان ها هستیم. اما کدام سازمان ها هستند که بیش تر از بقیه به چنین نرم افزاری نیاز دارند و یا وجود یک نرم افزار BPMS برای آن ها می تواند ضروری باشد؟

معمولا شرکت هایی که به نرم افزار BPMS نیاز دارند عبارتند از:

شرکت های بزرگ و پیچیده

شرکت هایی که فرآیندهای پیچیده و گسترده ای دارند، می توانند از نرم افزار BPMS استفاده کنند تا فرآیندهای کسب و کار خود را راحت تر مدیریت کرده و بهینه سازی نمایند.

شرکت های با محیط کسب و کار داینامیک و تغییرپذیر

در صنایعی مرتبط با خدمات مشتریان، که با توجه به تغییرات نیازها و سلایق مشتریان نیاز به تغییرات مداوم در فرآیندهای کسب و کار خود دارند، نرم افزار BPMS به عنوان یک ابزار منعطف و قابل تنظیم با نیازهای روز کسب و کار مورد نیاز است.

شرکت های با پیچیدگی عملیاتی

شرکت هایی که عملیات پیچیده ای از جمله هماهنگی بین بخش ها، تسهیل ارتباط و هماهنگی پردازش ها و نظارت بر عملکرد دارند، نرم افزار BPMS را می توانند مورد استفاده قرار دهند.

شرکت های با تجارب مشتری معقول

شرکت هایی که توجه خاصی به تجربه مشتری می پردازند و فرآیندهای کسب و کار خود را بر اساس نیازها و ترجیحات مشتریان برنامه ریزی می کنند، می توانند از نرم افزار BPMS برای ایجاد و بهینه سازی فرآیندهای مشتری استفاده کنند.

لازم به ذکر است که نیاز به فرهنگ فرآیندگرایی و مدیریت فرآیندهای کسب و کار امروزه تقریبا در هر سازمانی احساس می شود و هر سازمان بسته به نوع کسب و کار خود و فرهنگ سازمان خود باید تصمیم بگیرد که تا چه به یک نرم افزار BPMS نیاز دارد.

ما در گروه مدیریت فرآیند پارس می توانیم مشاوره های لازم را به شما و سازمانتان در راستای استفاده از نرم افزارهای BPMS ارایه دهیم. همچنین گروه مدیریت فرآیند پارس ضمن ارایه نرم افزار BPMS به شما، فرآیندهای موردنیاز شما را نیز تحت آن پیاده سازی خواهد نمود.

بر اساس تعریف گارتنر،BPM  طیف وسیعی از فعالیت ها و روش ها را برای کشف، مدل سازی، تجزیه و تحلیل، اندازه گیری، بهبود و بهینه سازی فرآیندهای کسب و کار پوشش می دهد. ترسیم فرآیند جزء مهمی از BPM است، زیرا نقشه های فرآیند تجسم مفیدی برای نشان دادن نحوه انجام وظایف از یکی به یکی دیگر برای رسیدن به محصول نهایی هستند.

فرآیندها را می توان مدل سازی کرد - رویکردی پویاتر و چابک تر که فرآیندها را در چارچوب کل سازمان قرار می دهد که از چرخه عمر فرآیند و بهبود مستمر پشتیبانی می کند.

نمونه هایی از نقشه برداری فرآیند

• زنجیره ای از هتل ها و کازینوها - هتل 5 ستاره این امکان را دارد که به مشتریان خود در طبقه کازینو وام بدهد تا آنها بتوانند بازی طولانی تری را ادامه دهند، اما این امر برای اطمینان از رعایت مقررات نیاز به بررسی شدید دارد. این فرآیند برای ایجاد شفافیت کامل، قبل از اینکه با سیستم های کازینو ادغام شود، تهیه شده است و گزارشات تک کلیک و بررسی های امنیتی ایجاد شده در فرآیند را ایجاد می کند.
•  سازمان لجستیک جهانی - سازمان لجستیک برای شناسایی تنگناها، فرآیندها را در بخش مالی خود ترسیم می کند. این امر باعث شفافیت بیش تر می شد و به آن ها اجازه می داد تا کارهایی را پیدا کنند که می تواند به طور خودکار برای بهبود کارایی انجام شود. آن ها در حال حاضر 95 درصد اتوماسیون در فرآیند صورتحساب مالیات بر ارزش افزوده دارند و حجم روزانه 2500 محموله را مدیریت می کنند.
• ارائه دهنده مراقبت های بهداشتی - یک صندوق مراقبت های بهداشتی برای ارائه کارت های هوشمند به کارکنان خود جهت دسترسی ایمن، به اطلاعات بیمار نیاز دارد. راه حل جدید نقشه برداری، آزمایش و در کمتر از چهار هفته اجرا شد. اکنون می توان کارت ها را در کمتر از 2 هفته صادر کرد و برای شروع جدید آماده است، تا پیش از این صدور کارت تا 6 هفته طول می کشید.
• در همین راستا، از آنجا که بسیاری از سازمان ها این نرم افزار را به هر نحوی تهیه کرده اند، اما ممکن است زمان و یا نیروی متخصص ساخت فرآیند در پروسس میکر را نداشته باشند، لذا گروه مدیریت فرآیند پارس می‌تواند به شما در پیاده سازی و ساخت فرآیندهای سازمان تحت این نرم افزار کمک کند.

برای ایجاد فرم و فرآیند در نرم‌افزار ProcessMaker، مراحل زیر را دنبال کنید:

ورود به پنل مدیریت:
پس از نصب و راه‌اندازی ProcessMaker، وارد پنل مدیریت شوید. برای ورود، از مرورگر خود آدرس مربوطه را وارد کنید و اطلاعات احراز هویت را وارد کنید.

ایجاد فرم:
بعد از ورود به پنل مدیریت، می‌توانید فرم‌های خود را ایجاد کنید. برای این کار، به بخش “فرم‌ها” یا “مدل‌سازی” در منوی اصلی رفته و روی گزینه “ایجاد فرم جدید” یا “ایجاد مدل جدید” کلیک کنید.

طراحی فرم:
در این مرحله، شما می‌توانید فرم خود را طراحی کنید. ProcessMaker ابزارهای متنوعی برای طراحی فرم‌ها ارائه می‌دهد، از جمله فیلدهای مختلفی که می‌توانید به فرم اضافه کنید (مانند جعبه متن، چک باکس، دکمه رادیویی و غیره) و قابلیت‌های پیشرفته مانند اعتبارسنجی داده‌ها و تنظیم قوانین و شرایط.

تعریف فرآیند:
بعد از طراحی فرم، می‌توانید فرآیند مربوط به آن را تعریف کنید. برای این کار، به بخش “فرآیندها” یا “مدل‌سازی” در منوی اصلی رفته و روی گزینه “ایجاد فرآیند جدید” یا “ایجاد مدل جدید” کلیک کنید.

طراحی فرآیند:
در این مرحله، شما می‌توانید فرآیند کاری مرتبط با فرم خود را طراحی کنید. می‌توانید مراحل و گام‌های مختلف را تعریف کنید، شرایط و قوانین موردنیاز را تنظیم کنید و تدابیر اتخاذ شده را تعیین کنید.

گروه مدیریت فرآیند پارس می تواند کلیه خدمات فنی موردنیاز را در جهت پیاده سازی و ساخت فرآیندها در پروسس میکر به شما ارایه دهد.

اتصال فرم و فرآیند:
بعد از طراحی فرم و فرآیند، باید آن‌ها را با یکدیگر ارتباط دهید. برای این کار، به بخش “فرم‌ها” و “فرآیندها” در منوی اصلی رفته و فرم و فرآیند مربوطه را انتخاب کنید و آن‌ها را با هم مرتبط کنید.

آزمایش فرم و فرآیند:
پس از ایجاد و اتصال فرم و فرآیند، می‌توانید آن را آزمایش کنید. برای این کار، فرم را پر کنید و فرآیند را اجرا کنید تا ببینید آیا همه چیز به درستی عمل می‌کند یا نیاز به تغییر و بهبود دارد.

بهینه‌سازی و بهبود:
در پایان، با تجزیه و تحلیل فرآیند و بازخورد کاربران، می‌توانید بهبودهای لازم را در فرم و فرآیند انجام دهید. با انجام تغییرات و بهبودهای لازم، فرآیند را بهینه‌تر و کارا‌تر کنید.

همچنین، می‌توانید از منابع آموزشی ProcessMaker مانند دستورالعمل‌ها، مستندات و جامعه کاربران استفاده کنید تا در فرایند آموزش و یادگیری بیشتر راهنمایی شوید.

BPMN زبان مدل سازی فرایندهای کسب و کار است که بسیار شبیه به مفهوم فلوچارت می باشد. این زبان پیش از این در دهه هشتاد میلادی مورد استفاده قرار می گرفت. هدف از مدل سازی BPMN دادن امکان به کاربران است تا یک جریان کاری را به سادگی و به نحوی که برای دیگران نیز قابل فهم باشد، مدل کنند. همانند دیگر زبان ها، هدف زبان BPMN نیز ساده تر کردن ارتباط است و برای ایجاد ارتباط بهتر و درک مناسب تر فرایندهای کسب و کار طراحی شده است. یکی از موفق ترین و پرکاربردترین ابزاری که از BPMN استفاده می کند، نرم افزار ProcessMaker (پروسس میکر) است که با استفاده از آن و به ساده ترین شکل ممکن می توان فرایندهای کسب و کار را مدل سازی نمود.

هدف از این آموزش به کارگیری زبان BPMN برای نگاشت و مدل سازی فرایندهای سازمانی به ساده ترین شکل ممکن است به نحوی که برای همگان قابل فهم باشد. علاوه بر این با استفاده از این نرم افزار این امکان وجود دارد که بدون نیاز به آشنایی با زبان های برنامه نویسی بتوانید فرایند مدل شده را به نرم افزاری قابل اجرا در سازمان تبدیل نمایید. ابتدا معرفی محیط نرم افزار، سپس آموزش های مقدماتی و در نهایت کنترل های پیشرفته آموزش داده خواهند شد، به نحوی که در پایان بتوانید ضمن مدل کردن یک فرایند، آن را به صورت اجرایی نیز مورد استفاده قرار دهید.

اما به سراغ نرم‌ افزار BPMS برویم. در دهه ۶۰ میلادی ورود فناوری به صنایع باعث ایجاد تحولی شگرف در آن‌ها و سرعت گرفتن رشد و توسعه‌شان شد. این موضوع باعث شکل‌گیری موج استفاده از فناوری‌ها برای دیجیتالی کردن سیستم‌های مدیریت فرایند کسب‌وکار در سازمان‌ها شد. سیستم نرم افزاری «کایزن» در صنایع کشور ژاپن از سیستم‌های پیشرویی بود که برای بهبود فرایندهای کسب‌وکار معرفی شد. این سیستم برای مدیریت فرایندها از روش S5 استفاده می‌کرد.

در دهه 80 میلادی شرکت FileNet سیستم مدیریت دیجیتال جریان‌های کاری را به بازار معرفی کرد. سیستمی که FileNet طراحی کرده بود اسناد اسکن شده را از طریق یک فرایند از پیش تعریف شده ردگیری و دسته‌بندی می‌کرد. عقیده بسیاری از کارشناسان اینست که این سیستم جد اصلی BPMهای نوینی‌ست که امروز می‌شناسیم. جالب است بدانید شرکت FileNet چند سال پس از معرفی این سیستم توسط IBM خریداری شد.

در سال ۲۰۰۰ میلادی موسسه گارتنر عنوان «مجموعه مدیریت فرایندهای کسب‌وکار» (Business Process Management Suite) را ابداع کرد. از این سال به بعد واژه BPMS به فرهنگ لغت کسب‌وکارها اضافه شد. این مفهوم به مجموعه‌ای از نرم افزارهایی اشاره داشت که با فرایندهای سازمان‌ها سروکار داشتند.

در ۲۰۱۲ موسسه گارتنر «مدیریت هوشمند فرایندهای کسب‌وکار» (iBPM) را ابداع کرد. این مفهوم به همان نرم‌ افزارهای مدیریت فرایندهای کسب‌‌وکار اشاره داشت با این تفاوت که هوش مصنوعی، تحلیل داده و گزارش‌دهی نیز در آن‌‌ها تعریف شده بود. تمام این مفاهیم در سالیان، دهه‌ها و قرن گذشته امروز در یک مفهوم و واژه جمع شده‌اند و آن «نرم افزار مدیریت فرایندهای کسب‌وکار» (BPMS) است.

 نرم افزار BPMS یا نرم افزار مدیریت فرایند‌های کسب‌و‌کار به سازمان کمک می‌کند تا تحلیل و خودکار‌سازی فرایند‌هایش را بهبود دهد. اصلی‌ترین ویژگی‌های یک نرم افزار BPMS امکان مدل‌سازی، ایجاد، ویرایش و در نهایت اجرای فرایند‌های کسب‌و‌کار در سازمان است. این نرم افزار در گام بعدی به جمع‌آوری و تجزیه‌و‌تحلیل داده‌ها می‌پردازد. تمام وظایف و فعالیت‌های روزانه افراد در یک سازمان (از مسئول حمل‌و‌نقل تا مدیر‌عامل) نیازمند فرایند‌هایی‌ست که نیاز به مدیریت دقیق و هوشمند دارند. نرم افزار BPMS در کنار این ویژگی مهم یعنی امکان مدیریت هوشمند فرایندها سه ویژگی بسیار مهم دیگر را نیز در اختیار کسب‌‌وکارها می‌گذارد.

برای مثال این نرم افزار در نخستین گام فرایندهای کسب‌وکار را چابک‌تر و سریع‌تر می‌کند. نتیجه این‌که سرعت سازمان در رسیدن به اهداف بیش‌تر شده و برای چالش‌های جدید در آینده آماده‌تر‌ می‌شوند.

فرایندهای تکراری و روزانه بخش زیادی از زمان کارکنان‌تان را مصرف می‌کند. نرم افزار BPMS با کدگذاری این فرایندها و سیستمی کردنشان عملا تمام آن‌‌ها را خودکارسازی کرده و در نتیجه زمان آزاد زیادی در اختیار کارکنان شما قرار می‌دهد.

شفافیت فرایندها داده‌های به‌روز و در لحظه را در اختیار مدیران و تصمیم‌سازان قرار می‌دهد. داده‌های شفاف از روند فرایندها به آن‌ها امکان می‌دهد بهبود و پیشرفت فرایندها به دقت اندازه‌گیری و پایش کنند.

همان طور که گفته شد، امروزه بسیاری از سازمان های ایرانی از نرم افزار ProcessMaker استفاده می کنند. بسیاری از این سازمان ها این نرم افزار را تهیه و فارسی سازی می کنند، اما پس از آن در توسعه و ساخت فرآیندها در آن دچار چالش می شوند. سازمان های زیادی هستند که نیروی متخصصی برای ساخت فرآیندها در نرم افزار پروسس میکر در داخل سازمان ندارند و به دنبال افراد یا شرکتی هستند که چنین خدماتی را به آن ها ارایه دهد.

به همین منظور، گروه مدیریت فرآیند پارس با بهره گیری از یک تیم متخصص از مهندسین نرم افزار و فناوری اطلاعات، کلیه خدمات پیاده سازی و ساخت فرآیند در پروسس میکر (ProcessMaker) را به سازمان ها ارایه می دهد. این شرکت ضمن همکاری با بسیاری از سازمان ها با زمینه های کاری مختلف، اقدام به پیاده سازی و ساخت فرآیندهای زیادی در حوزه های بازرگانی، تولید و صادرات، ساختمانی، مدیریت اسناد مهندسی، مالی، منابع انسانی و … نموده است.

این شرکت همچنین سابقه اتصال پروسس میکر با سایر نرم افزارهای سازمان ها (از جمله نرم افزار حضور و غیاب) را از طریق فرآیندها دارا می باشد. نرم افزار ProcessMaker می تواند از طریق دیتابیس، وب سرویس و API با سایر نرم افزارها و سیستم های اطلاعاتی ارتباط برقرار نماید.