نرم افزار BPMS شامل یک ابزار بصری طراحی فرآیند است که به کاربران نسبتاً غیر فنی اجازه می دهد فرآیند های سازمانی و گردش کار را طراحی و آزمایش کنند. این فرایندها معمولاً با استفاده از متدولوژی استاندارد (BPMN)  که مخفف مدل فرآیند کسب و کار و نماد گذاری است – و (SOA) که مخفف معماری سرویس گرا است – طراحی شده و با فرمت زبان قابل اجرا  (مانند XPDL یا ( BPEL) می شوند.

موتور قوانین کسب و کار(Business rules engine)
کاربران می توانند به عنوان بخشی از طراحی و اجرای فرآیند ، مجموعه های پیچیده ای از قوانین و شرایط تجاری ایجاد کنند.

مدیریت گردش کار(Workflow management)
کاربران می توانند جریانهای کاری پیچیده را با هماهنگی تعامل بین افراد ، سیستم ها و داده ها ، طراحی ، آزمایش و اجرا کنند.

تولید کننده فرم (Form generator)
کاربران باید فرم های وب را بدون مهارت برنامه نویسی یا برنامه نویسی بسازند و تغییر دهند.

همکاری (Collaboration)
این نرم افزار ها  اغلب از مواردی مانند موضوعات بحث ، مدیریت تصمیم گیری و مدیریت ایده پشتیبانی می کنند.

تجزیه و تحلیل (Analytics)
کاربران باید بتوانند معیارها و KPI ها را تعریف کرده و گزارش های استاندارد و سفارشی را اجرا کنند.

امکان یکپارچه سازی (Integrations)
هر چه تعداد ابزار هایی که بتوانند با آن ابزار ارتباط برقرار کنند بیشتر باشد مزیت ابزار به حساب می آید.

با توجه به وجود نرم افزارهای متعدد bpms در کشور (اعم از BPMS ایرانی و BPMS خارجی) یکی از شاخصهای انتخاب آن کم کد بودن (Low Code) آن است.اما bpms کم کد به چه معناست؟ آیا بدین معنا که کلیه روالها بایستی به صورت درگ دراپی در سیستم ساخته شود؟ کاربر بایستی در چه حدی با دانش نرم افزاری آشنا باشد؟

بایستی بگوییم اینکه bpms بدون کد باشد معنی ندارد. همه نرم افزارهای bpms امکان کدنویسی را یکی از ویژگیهای خود میدانند و از محیط تولید کد پشتیبانی می‌کنند. اما این نباید بدین معنی باشد که هر کاری که می‌خواهیم انجام بدهیم بایستی نیاز به کد زدن باشد. بحث کد زدن در bpms بستگی به میزان پیچیدگی فرایند دارد. با ذکر چند مثال توضیح بیشتری میدهیم.

مثال ۱: بررسی موجودی کالا برای فرایند درخواست کالا : در فرایند درخواست کالا در صورتیکه موجودی در انبار به میزان مورد نظر نباشد سیستم بایستی فرایند درخواست کالا را فعال کند. بررسی موجودی کالا آیا بدون نیاز به کد نویسی قابل انجام است؟ اگر نیاز به صدا زدن وب سرویس باشد آیا نحوه صدا زدن آن بدون کد نویسی انجام پذیر است؟

مثال ۲: ارتباط با سیستم کارکرد پرسنل : ممکن است شما دارای سیستم ساعت زنی (تردد پرسنل) باشید و نیاز داشته باشید اطلاعات کارکرد را در فرمهای تایم شیت که در نرم افزار bpms ساختید رویت کنید؟ نحوه لینک نرم افزار bpms به نرم افزار تردد بدون نیاز به دانش SQL و یا استفاده از وب سرویس مقدور است؟

مثال ۳: اگر می‌خواهید فرایندهایی بسازید که نیاز به محاسبات پیچیده داشته باشد چاره‌ای جز تولید فانکشن ندارید. اگر فانکشنها در حد عملیات ساده ریاضی باشند به صورت ویژوال قابل استفاده هستند ولی اگر محاسبات مربوط به موجودیت دیگر باشد بایستی کمی کد زدن بلد باشید.

نرم افزار پراسس میکر (ProcessMaker) یک سیستم مدیریت فرآیند تحت وب است که امکان طراحی، خودکارسازی و استقرار فرآیندهای کسب و کار را برای سازمان ها فراهم می کند. این ابزار با فراهم ساختن رابط کاربری drag and drop محیطی برای مدل سازی و طراحی جریان کارها و همچنین ساخت فرم های پویا دراختیار کاربر قرار می دهد.

گروه مدیریت فرآیند پارس می تواند کلیه خدمات مربوط به پیاده سازی و ساخت فرآیند در پروسس میکر را به سازمان شما ارایه دهد.

پروسس میکر یک BPMS رایگان و متن باز است که جزو سیستم های نرم افزاری سبک وزن (lightweight) با سربار داده بسیار کم در میان سیستم های نرم افزاری موجود در این صنعت به حساب می رود. همچنین از آن جا که پراسس میکر یک نرم افزار تحت وب است و می توان آن را در محیط مرورگر اجرا نمود، دسترسی به جریان کارها و روال های سازمانی را جهت طراحی، اجرا و مدیریت فرآیندها برای کاربران، گروه ها و واحدهای سازمانی ساده تر خواهد کرد. در این مطلب قصد داریم تا ضمن معرفی قسمت های کلیدی ProcessMaker، مراحل ساخت یک فرآیند را در این سیستم تحت وب مدیریت فرآیندهای کسب و کار، به ترتیب بیان کنیم.

از امکانات محیط نرم افزاری پراسس میکر می توان به موارد زیر اشاره کرد:
• محیط طراحی و مدل سازی فرآیندها با استاندارد BPMN2.0
• فرم ساز پویا و Responsive
• پورتال کاربری و کارتابل اجرای فرآیندها
• مدیریت چارت سازمانی، کاربران و گروه های کاربری
• طراحی و ارسال سند خروجی
• ...

مراحل ساخت یک فرآیند:
به طور کلی برای ساخت یک فرآیند در ProcessMaker باید مراحل زیر انجام شود:

1. ایجاد یک فرآیند در بخش Designer و طراحی مدل فرآیند: در اولین قدم پس از ایجاد یک فرآیند جدید، می توان مدل فرآیند را در محیطی تحت استاندارد BPMN2 طراحی و مدل سازی کرد. در این قسمت، شما قادر به استفاده از نمادهای تعریف شده در استاندارد BPMN2 هستید.

2. تعریف متغیرهای فرآیند (متغیرهای مدل داده فرآیند): متغیرها (variables)، اطلاعات و داده هایی که در فرم های فرآیند وارد می شوند را در خود ذخیره می کنند تا در قسمت های دیگر آن فرآیند (همچون gatewayها و سایر فرم ها) بتوان آن ها را فراخوانی کرده و از آن ها استفاده کرد. به عنوان مثال، یک فرم می تواند شامل فیلدهایی همچون "نام"، "نام خانوادگی"، "جنسیت" و ... باشد که می بایست برای هر کدام، یک متغیر تعریف نمود. این متغیرها می توانند بسته به نوع داده خود، هر یک از نوع داده های integer، string، boolean، float و ... را در خود ذخیره نمایند. لازم به ذکر است که نیازی نیست تمامی متغیرهای موردنیاز در فرآیند، همان ابتدا تعریف شوند؛ بلکه شما قادر خواهید بود در هر زمانی بسته به نیاز، متغیر جدید در فرآیند تعریف کنید.

3. ساخت فرم های پویا (Dynaforms): در مرحله بعد باید فرم های موردنیاز در فرآیند طراحی شوند. ProcessMaker دارای یک محیط فرم ساز پویا و تحت وب است که می توان در آن قسمت فرم هایی سازگار با دستگاه های مختلف (PC، موبایل و تبلت) طراحی نمود. شما می توانید از تمامی کنترل های طراحی وب به صورت drag and drop در فرم ساز پراسس میکر استفاده کنید.

4. تخصیص فرم ها به فعالیت ها: پس از ساخت یک فرم می توان آن را به فعالیت (Task) مربوطه اختصاص داد تا در صورت اجرای آن فعالیت، این فرم برای کاربر نمایش داده شود.

5. تعریف قوانین مسیریابی (Routing Rule): پس از طراحی مدل فرآیند و ساخت فرم ها، می توان به تعریف قوانین مسیریابی بر روی Gatewayها در مسیر فرآیند اقدام کرد. یک فرآیند ممکن است در مسیر خود به چندین شاخه تقسیم شود که هر یک از شاخه ها در یک شرایط خاص و تعریف شده ای اجرا می شود. این شرط ها بر روی Gatewayهای شرطی موجود در مدل فرآیند نوشته می شوند.

6. تعیین ایفاکنندگان فرآیند: درنهایت، هر یک از فعالیت های موجود در فرآیند باید به یک یا چند کاربر تخصیص داده شود تا کاربر موردنظر بتواند با دسترسی به فعالیت مربوط به خود، آن را انجام دهد. در پراسس میکر، شما قادر خواهید بود تا فعالیت های موجود در فرآیند را به شیوه موردنظرتان به کاربران سازمان assign کنید. پس از اتمام مراحل پیاده سازی فرآیند، کاربر یا کاربرانی که فعالیت اول فرآیند به آن ها اختصاص داده شده است، قادرند تا از طریق کارتابل فرآیندهای خود که در بخش Home محیط پراسس میکر قرار دارد، فرآیند موردنظر را اجرا کنند. پس از ارسال فرم توسط کاربر فعالیت اول، فرآیند مطابق با مدل طراحی شده ادامه پیدا کرده و به کارتابل نفر یا نفرات بعدی ارسال خواهد شد.

سیستم مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPMS)، ابزاری برای طراحی و بهینه سازی سیستماتیک فرآیندهای کسب و کار است. این ابزار قادر به مدل سازی، پیاده سازی و خودکارسازی فرآیندهای کسب و کار با هدف ایجاد حداکثر کارایی و اثربخشی، حداقل خطا و جلوگیری از گم شدن روابط هستند. با بلوغ سیاست های BPM، ابزارهای متنوعی برای سازمان ها در سطح جهان ارائه شده است. همزمان با ظهور این ابزارها و تنوع بالای فواید و قابلیت های هرکدام، چالش پیدا کردن مناسب ترین BPMS همواره خودنمایی می کند.

در این مطلب سعی داریم تعدادی از محبوب ترین و معروف ترین ابزارهای BPMS جهانی را معرفی کنیم و سپس مقایسه ای بین این ابزارها از نظر متریک های مقایسه ای ارائه دهیم. این مقایسه در انتخاب ابزار مناسب با نیازها و ویژگی های بومی BPMS، کمک شایانی به خریداران و استفاده کنندگان نرم افزار BPMS خواهد کرد.
امروزه اکثر BPMS ها قادر به پشتیبانی از پیچیدگی های مورد نیاز و ویژگی های جدید و عمومی مثل user-friendly بودن،‌ مبتنی بر cloud بودن و پشتیبانی از یکپارچه سازی با ابزارهای مختلف هستند، اما باز هم از جهت برخی خصوصیات کلیدی و جزيی تفاوت هایی بین آنها وجود دارد.
مطالعه G2 Crowd  مروری جامع و مقایسه ای بر روی رایج ترین ابزارهای  BPMSدنیا  با توجه به نوع سازمان ها انجام داده است. بر این اساس و با توجه به ماهیت سازمان، انتخاب ابزار مناسب کاری آسان خواهد بود.

در این بخش مدل ذخیره سازی اطلاعات تعریف می شود. در اینجا می توان جداول سیستمی را تعریف کرد و به فرآیند و المنت های روی فرم های فرآیند لینک کرد تا اطلاعات به صورت مستقیم در جداول ذخیره شوند. بنابراین بدون هیچ کدنویسی در طول فرآیند متناسب با اطلاعاتی که داخل فرم ها وارد می شوند این جداول به طور خودکار به روز می شوند.  همچنین می توان جداول مستقلی را تعریف کرد که از اطلاعات این جداول در طول فرآیند استفاده کرد یا اطلاعاتی که در حین فرآیند تولید می شود را در جداول ذخیره کرد برای گزارش گیری یا استفاده در فرآیند های دیگر.

در همین راستا، از آنجا که بسیاری از سازمان ها این نرم افزار را به هر نحوی تهیه کرده اند، اما ممکن است زمان و یا نیروی متخصص پروسس میکر را نداشته باشند، لذا گروه مدیریت فرآیند پارس می‌تواند به شما در پیاده سازی و ساخت فرآیندهای سازمان تحت این نرم افزار کمک کند.

(Business Process Management) که اغلب افراد در سازمان‌ها، آن را با مخفف BPM می‌شناسند، به معنای مدیریت فرآیندهای کسب و کار است. این مدیریت فرآیند شامل تمام بخش‌های سازمان از جمله تکنیک‌های طراحی، اجرا و نظارت بر فرآیندها می‌باشد. پس از انتخاب فرآیند کسب و کار، آن را تجزیه و تحلیل نموده و به طور کلی مورد بررسی قرار می‌دهد.

مدیران کسب و کارها یک مفهوم کلی در مورد bpm بیان نموده‌اند و نظر اکثریت بر این است که مدیریت فرآیندهای کسب و کار مانند پارادایم مدیریتی، در سازمان عمل می‌کند. این پارادایم کنترل و بهبود فرآیندهای سازمان را به همراه دارد. به نظر مدیران این پارادایم، سازمان را به کارآمدی بهتر و افزایش توسعه نزدیک می‌کند.

ما در گروه مدیریت فرآیند پارس می توانیم ضمن بررسی فرآیندها و جریان کارهای شما، امکان فرآیندهای آماده پروسس میکر را در سازمان شما فراهم آوریم.

دیگر قابلیت های مختلف process maker تحت عنوان یک نرم افزار BPMS رایگان برای طراحی فرآیند پروسس میکر سازمانی را در ادامه به آنها اشاره کرده ایم:

1. منبع باز بودن و امکان توسعه و طراحی به وسیله هر شخص یا سازمانی

2. سازگار با دسکتاپ، تبلت، موبایل و حتی داشتن نسخه تحت وب

3. مورد استفاده قرار گرفته توسط شرکت های معتبر جهانی مثل تویوتا و سونی و…

4. داشتن شرایط طراحی فرآیندها توسط استفاده کننده فرآیند

5. به همراه داشتن گروه پشتیبانی قوی در آمریکا، اسپانیا،کلمبیا و به روزرسانی ماهانه

6. پشتیبانی از تعدادی از نمادهای استاندارد BPMN2

7. کنترل کردن تمامی فرآیند ها از خارج از سیستم با ابزار   REST

8. تولید انواع گزارش ها و نمودار های مدیریتی

9. پشتیبانی از زبان فارسی و تقویم فارسی